Facturación electrónica obligatoria para autónomos: qué cambia
Si llevas un tiempo escuchando hablar de «Verifactu» y de la «factura electrónica obligatoria» y no tienes del todo claro en qué se diferencian, no eres el único: es una de las confusiones normativas más extendidas entre autónomos en este momento, en parte porque son dos obligaciones distintas, con leyes y calendarios diferentes, que además han ido sufriendo aplazamientos respecto a sus fechas inicialmente previstas.
En este artículo vas a entender qué es cada una, en qué se diferencian y qué debes tener en cuenta como autónomo, con la fecha de última actualización bien visible, porque es uno de los temas normativos más cambiantes del momento.
Dos normativas distintas que conviene no mezclar
1. Verifactu (sistemas informáticos de facturación)
Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que obliga a que los programas de facturación que usan autónomos y empresas cumplan unos requisitos técnicos concretos: que registren las facturas de forma íntegra, inalterable y trazable, y que permitan remitir esa información a Hacienda de forma verificable, bien en tiempo real, bien mediante un sistema que permita su posterior comprobación.
- Afecta a cualquier autónomo o empresa que utilice un programa de facturación (no afecta de la misma forma a quien factura de forma totalmente manual, aunque en la práctica la inmensa mayoría de autónomos ya usan algún tipo de software).
- Su obligatoriedad se ha ido aplicando de forma escalonada según el volumen de facturación, empezando por las empresas de mayor tamaño.
- Los plazos para autónomos y pymes se han visto pospuestos respecto al calendario inicialmente anunciado, por lo que es especialmente importante confirmar la fecha vigente en el momento en que leas esto, en lugar de fiarte de una fecha concreta que puede haber quedado desactualizada.
2. Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)
Esta es una obligación distinta, derivada de la Ley Crea y Crece, que exigirá que las facturas entre autónomos y empresas dentro de España se emitan en un formato de factura electrónica estructurado (no un simple PDF), permitiendo además un mayor control sobre los plazos de pago entre empresas.
- Afectará a las operaciones B2B dentro de España (entre autónomos y/o empresas), no a las ventas a particulares.
- Su entrada en vigor depende de la publicación y desarrollo del reglamento correspondiente, y se aplicará de forma escalonada según el tamaño de la empresa o autónomo, dando más tiempo de adaptación a los negocios más pequeños.
- Es independiente de Verifactu: puedes cumplir con Verifactu en tu sistema de facturación y, aun así, seguir estando pendiente de que entre en vigor la obligación de emitir facturas en el formato estructurado que exige esta segunda normativa.
Por qué se confunden tan a menudo
Ambas normativas:
- Hablan de «factura electrónica» en sentido amplio, aunque técnicamente regulan cosas distintas (Verifactu regula el sistema con el que generas la factura; la factura electrónica B2B regula el formato en que esa factura llega a tu cliente).
- Han sufrido cambios de calendario respecto a lo anunciado inicialmente, lo que ha generado que mucha información publicada en distintos momentos quede desactualizada o contradictoria entre sí.
- Comparten el objetivo general de digitalizar y dar mayor trazabilidad fiscal a las operaciones entre autónomos y empresas, lo que refuerza la sensación de que «son lo mismo».
Qué significa esto en la práctica para un autónomo
Si ya usas un programa de facturación
Lo más probable es que tu proveedor de software (si usas una herramienta conocida del mercado) se encargue de adaptar la plataforma a los requisitos de Verifactu cuando te corresponda, sin que tengas que hacer gestiones técnicas complejas por tu cuenta. Conviene, eso sí, confirmar con tu proveedor que su herramienta está o estará adaptada en el plazo que te corresponda.
Si facturas de forma manual (plantillas, hojas de cálculo)
Es el perfil que más cambios notará, ya que previsiblemente necesitará migrar a algún tipo de software de facturación compatible para poder cumplir con los requisitos técnicos de Verifactu y, más adelante, con el formato estructurado de la factura electrónica B2B.
Si facturas principalmente a particulares
La obligación de factura electrónica B2B, cuando entre en vigor, no afecta a tus facturas a consumidores finales, solo a las operaciones con otros autónomos o empresas. Verifactu, en cambio, afecta al sistema de facturación en su conjunto, con independencia de a quién factures.
Cómo prepararte sin esperar al último momento
- Confirma si tu software de facturación actual está adaptado o tiene previsto estarlo dentro del plazo que te corresponde, especialmente si usas una herramienta poco extendida o desarrollada a medida.
- No esperes a la fecha límite para migrar, si todavía facturas de forma manual: el proceso de adaptación (elegir herramienta, migrar tu histórico, aprender a usarla) lleva tiempo y es mejor no dejarlo para las últimas semanas antes de la entrada en vigor.
- Mantente informado a través de fuentes oficiales, dado que, como se ha visto, los plazos de esta normativa han cambiado más de una vez desde su anuncio inicial.
- Consulta con tu gestor si tienes dudas sobre qué te afecta exactamente y cuándo, especialmente si tu actividad tiene particularidades (operaciones internacionales, varios regímenes de IVA, facturación mixta a particulares y empresas).
Ventajas de la factura electrónica más allá de la obligación legal
Independientemente del calendario normativo, adoptar un sistema de facturación electrónica estructurado tiene ventajas prácticas para cualquier autónomo:
- Reduce errores manuales en el cálculo de IVA e IRPF, al automatizar buena parte de los cálculos que hemos visto en otros artículos de esta guía
- Facilita enormemente el seguimiento de facturas pendientes de cobro
- Simplifica la presentación de los modelos trimestrales (130 y 303), al tener toda la información centralizada y ya calculada
- Reduce el papeleo y el riesgo de perder documentación en una posible comprobación de Hacienda
Conclusión
La facturación electrónica obligatoria para autónomos no es, en realidad, una única norma, sino dos obligaciones distintas (Verifactu y la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece), con objetivos y calendarios propios, que además han ido sufriendo aplazamientos respecto a las fechas inicialmente anunciadas. Más allá de la fecha exacta que te corresponda, lo más razonable como autónomo es no esperar al último momento: confirmar si tu sistema de facturación actual está preparado, informarte a través de fuentes oficiales y, ante cualquier duda sobre tu caso concreto, consultarlo con tu gestor.